Política e instructivo de manejo, administración y tratamiento de datos personales

OBJETIVO

Cumplir con la normatividad vigente respecto al manejo de datos (Ley 1581 de 2012). Permitir al Titular de la información el libre ejercicio al derecho de Habeas Data, derecho constitucional a conocer, actualizar y rectificar información que se haya recogido en bases de datos de entidades públicas o privadas.

AUTORIZACIÓN PARA EL TRATAMIENTO DE LA INFORMACIÓN

En todo tratamiento de datos personales, QUIRURGICOS LTDA cumple con los siguientes requisitos:

a) El Titular debe dar su autorización explícita al tratamiento, salvo en los casos que por ley no sea requerida.

b) En el evento en que el titular se encuentre física o jurídicamente incapacitado, los representantes legales deberán otorgar su autorización.

VIGENCIA DE LAS BASES DE DATOS

Esta política rige a partir de la fecha de su expedición. Las bases de datos tendrán una vigencia igual al periodo en que se mantenga la finalidad o finalidades del tratamiento o el periodo de vigencia que señale una causa legal, contractual o actividad específica.

TRATAMIENTO AL CUAL SERAN SOMETIDOS LOS DATOS.

En ejercicio de su objeto social, QUIRURGICOS LTDA realiza el Tratamiento de datos personales de sus empleados, contratistas, proveedores y clientes.

En desarrollo de los principios de finalidad y libertad, la recolección de datos personales por parte de QUIRURGICOS LTDA. se limita a aquellos datos personales que son pertinentes y adecuados a la finalidad por la cual son recolectados o requeridos conforme a la normatividad vigente. Salvo en los casos expresamente previstos en la Ley, no se recolectan datos personales sin autorización del Titular.

QUIRURGICOS LTDA tiene la obligación de mantener la confidencialidad de los datos personales objeto de Tratamiento y sólo podrá divulgarlos por solicitud expresa de las entidades de vigilancia y control y autoridades que tengan la facultad legal de solicitarla y permitirá en todo momento y de manera gratuita conocer, actualizar y corregir la información personal del Titular de conformidad con el artículo 8 de la Ley 1581 de 2012.

El Tratamiento de datos incluye la recolección, almacenamiento, administración, utilización, transferencia, transmisión y destrucción, en la forma permitida por la ley y se realiza con la siguiente finalidad específica para cada caso:

  1. Tratamiento de datos personales de empleados y ex empleados: Se realiza para cumplir con las obligaciones laborales a cargo de QUIRURGICOS LTDA., tales como pagos de nómina, apertura de cuentas en bancos, control de acceso a la compañía, pagos y reportes al sistema general de seguridad social, afiliaciones y novedades a Cajas de Compensación Familiar y/o Administradora de Fondo de pensiones y Cesantías. Atenciones de consultas, peticiones, solicitudes, acciones y reclamos, hechas por el Titular de la información o por sus legitimarios, o por entidades del sistema general de seguridad social a los que el Titular esté o hubiere estado vinculado.
  2. Tratamiento de datos personales, de contratistas, que prestan servicio en instalaciones de QUIRURGICOS LTDA cumplir con las obligaciones contractuales a su cargo, tales como asignación y control de elementos tecnológicos, materiales, equipos, identificación de ingreso, seguimiento a cumplimiento de obligaciones a cargo de Contratistas, atención de eventuales emergencias, atención respuesta de consultas, peticiones, solicitudes, acciones y reclamos, hechas por el Titular de la información o por sus legitimarios.
  3. Tratamiento de datos personales de Proveedores: permite el cumplimiento de obligaciones contractuales a cargo de QUIRURGICOS LTDA., tales como pagos de honorarios, pagos de facturas, reportes de pagos, cotizaciones, reportes o interacciones que por ley o por políticas internas tiene la obligación de realizar, atención de consultas, peticiones, solicitudes, acciones y reclamos, hechas por el Titular de la información o por sus legitimarios.
  4. Tratamiento de datos personales de Clientes:  tiene el propósito de que QUIRURGICOS LTDA. pueda cumplir con las obligaciones contractuales a su cargo, tales como facturación, cobros, cotizaciones o interacciones que por ley o por políticas internas tiene la obligación de realizar, atención de consultas, peticiones, solicitudes, acciones y reclamos, hechas por el Titular de la información o por sus legitimarios.
  5. Tratamiento de datos personales de Socios: tiene el propósito de que QUIRURGICOS LTDA. controle su participación en la empresa.

DERECHOS DE LOS TITULARES.

Los Titulares de los datos personales tienen los siguientes derechos.

  1. Conocer, actualizar y rectificar sus datos personales frente a los Responsables del Tratamiento o Encargados del Tratamiento. Este derecho se podrá ejercer, entre otros frente a datos parciales, inexactos, incompletos, fraccionados, que induzcan a error, o aquellos cuyo Tratamiento esté expresamente prohibido o no haya sido autorizado.
  2. Solicitar prueba de la autorización otorgada al Responsable del Tratamiento salvo cuando expresamente se exceptúe como requisito para el Tratamiento, de conformidad con lo previsto en el artículo 10 de la Ley 1581 de 2012.
  3. Ser informado por el Responsable del Tratamiento o el Encargado del Tratamiento, previa solicitud, respecto del uso que les ha dado a sus datos personales.
  4. Presentar ante la Superintendencia de Industria y Comercio quejas por infracciones a lo dispuesto en la presente ley y las demás normas que la modifiquen, adicionen o complementen.
  5. Revocar la autorización y/o solicitar la supresión del dato cuando en el Tratamiento no se respeten los principios, derechos y garantías constitucionales y legales. La revocatoria y/o supresión procederá cuando la Superintendencia de Industria y Comercio haya determinado que en el Tratamiento el Responsable o Encargado han incurrido en conductas contrarias a la Constitución y la ley.
  6. Acceder en forma gratuita a sus datos personales que hayan sido objeto de Tratamiento.

PROCEDIMIENTO PARA EJERCICIO DE DERECHOS POR PARTE DE TITULARES.

Los Titulares de datos personales deben dirigir sus consultas peticiones o reclamos al correo tratamientodatos@quirurgicosltda.com

LIMITACIONES TEMPORALES AL TRATAMIENTO DE LOS DATOS PERSONALES.

QUIRURGICOS LTDA. sólo podrá realizar el Tratamiento de datos personales durante el tiempo que sea necesario, de acuerdo con las finalidades que justificaron el Tratamiento, atendiendo a las disposiciones aplicables y a los aspectos administrativos laborales, contables, fiscales, jurídicos e históricos de la información.